Como coordenar ações de sucesso com a equipe distante?

A pergunta que mais ouvimos no último ano foi como a agência consegue operar remotamente, sem perder a produtividade e até aumentando sua estrutura. Chegou a hora de revelar o segredo! Levantamos alguns pontos que foram fundamentais para a nossa rápida adaptação à pandemia, nos possibilitando manter as ações de sucesso no marketing digital mesmo com a equipe separada.

Software de Gerenciamento

Provavelmente a principal ferramenta para o funcionamento harmônico do trabalho em equipe remoto é um software capaz de centralizar as tarefas e atividades, permitindo um controle macro sobre tudo que está sendo realizado pelo time. 

Nós já trabalhamos com o Basecamp há alguns anos, então não demandou grandes adaptações no início da pandemia. Bastou um reforço sobre a importância de concentrar e registrar tudo no software, para que o trabalho fluísse perfeitamente. 

Gerente de Projetos (product owner)

Não vamos nos estender aqui, já que falamos exclusivamente sobre o tema em outra postagem recente (veja aqui). Porém, não custa reforçar o quão importante é ter um capitão para o time. 

O gerente de projetos é aquele que vai assumir a responsabilidade de designar todas as tarefas para a equipe através do software, administrando as entregas dentro dos prazos e usando da sua experiência para antecipar ameaças e oportunidades, orientando e regendo as pessoas como um verdadeiro maestro.

Reuniões Online 

Zoom, Google Meet, Skype, Whatsapp, ou qualquer outra das várias plataformas que pipocaram por aí. Reuniões online são a realidade! O importante a se considerar nesta nova dinâmica é:

• Avaliar a real necessidade do encontro 

Sem a necessidade de deslocamento, agendamento de sala e vários custos envolvidos, fazer reuniões se banalizou, já que bastam poucos cliques para que ela aconteça. Então, antes de chamar toda a equipe, ou marcar outra e mais outra reunião com o cliente, se pergunte: “Isso pode ser resolvido com um e-mail?”

• Reunião tem dono

Assim como o gerente controla o andamento dos projetos, toda reunião também precisa de uma pessoa responsável por balizar o que foi discutido e filtrar as ações que realmente serão tomadas, das ideias que ficarão no banco para uma próxima oportunidade. Por mais que seja uma reunião de criação despressurizada, onde todos têm voz e as mentes voam livres, a organização continua fundamental.

• Nem tudo é reunião

Por mais que a tecnologia tenha oferecido uma boa solução, nem tudo o que fazemos via Zoom pode ser chamado de reunião. Reunião tem pauta, objetivo, horário marcado e outros protocolos. Aquela chamada rápida para algum membro da equipe, apenas tirando uma dúvida, ou fazendo um pedido pontual, não é reunião. Esse é o equivalente digital de levantar da sua mesa e ir até o colega perguntar se ele está ocupado. Ah! A pausa para o café também pode ser feita via Zoom, mas nem precisa dizer que não é reunião.

Dinâmicas de Integração

Apesar de não ser uma reunião, a pausa pro café digital é um ótimo exemplo de uma ferramenta importante para a gestão de uma equipe remota. Dinâmicas de integração precisam ser incentivadas e contar com a adesão dos líderes da equipe, como uma forma de impedir o isolamento dos integrantes e a consequente queda de rendimento. 

Na Métrica, realizamos toda segunda uma reunião onde o time avalia as expectativas para a semana, em uma conversa franca e regada à exercícios de respiração e propostas de desafios. Já na primeira sexta de todo mês, temos o nosso “Concurso Mundial de Contação de Histórias”, um happy hour virtual onde, além do riso garantido, ainda conferimos ao ganhador um vale compras para livros. 

Desenvolva também a sua dinâmica e mantenha a motivação da equipe lá em cima! 

Especialista em Novidades (trend digger)

A pandemia chegou avassaladora e virou tudo de pernas pro ar. Por isso, demandou uma grande agilidade e poder de adaptação das empresas. Uma boa forma de desenvolver a resiliência necessária para continuar avançando neste momento delicado é estar em dia com as novidades. E mais uma vez a palavra de ordem é responsável. 

É muito importante ter alguém com a missão de desenterrar as próximas tendências que mal surgiram neste cenário mais caótico e rapidamente adaptá-las para a realidade da agência, fazendo testes em pequenas escala antes de aplicar a mudança globalmente, ou descartá-la por incompatibilidade.   

O que acharam? Já vai correndo aplicar algumas das dicas? Ficou alguma dúvida? Vamos conversar! Estamos muito entusiasmados com esse modelo officeless e suas várias possibilidades.