Esse mês nós iremos compartilhar dicas e ferramentas que vão te ajudar a gerenciar: clientes, projetos e tarefas diárias.
Por isso vamos começar com o Start de um cliente.
Todo cliente que entra na sua empresa tem que enviar, basicamente, as mesmas informações iniciais, correto? Claro que cada cliente é único e cada projeto também, por isso ao longo de reuniões e trocas de e-mails vão surgindo novos ajustes, pedidos e demandas.
Essas informações deveriam estar alinhadas desde o ínicio, mas a maioria das empresas deixam passar.
Vamos te ajudar a organizar a entrada de um novo cliente com dicas simples e práticas. Vamos te mostrar o passo a passo de como fazemos aqui na Agência Métrica. 😉
Comece pelo “começo”
Estruturação de projeto
Sua empresa fechou um novo cliente e agora você precisa estruturar esse projeto. É hora de fazer a leitura do que foi enviado em proposta, documentar os próximos passos e salvar as informações que o cliente já forneceu.
Nessa fase é muito importante usar algum gerenciador de projetos.
Aqui na Métrica nós usamos o Basecamp, se você acompanha nossos posts, possivelmente você já sabe. Um outro gerenciador muito comum e bastante utilizado é o Trello.
Caso você não use nenhum gerenciador vamos te contar os benefícios desta ferramenta:
- Documentar todos os processos (em um só lugar)
- Programar tarefas
- Incluir membros à sua equipe
- Criar conversas e chats para debater sobre o projeto
- Acompanhar o andamento do job
E muito mais!
Disparar os pedidos iniciais
Projeto estruturado, documentos organizados e várias demandas surgindo. Esse é o momento de disparar os pedidos iniciais, tanto para a equipe que vai executar as tarefas, quanto para o cliente. Envie um e-mail solicitando tudo que você precisa para iniciar o trabalho.
Dicas:
Evite compartilhar arquivos pelo e-mail, opte por compartilhar via Dropbox, Google Drive, WeTransfer ou qualquer outra ferramenta que você conheça, é muito mais fácil compartilhar com todos os envolvidos no projeto
Organizar tudo que o cliente já enviou
Tudo que você não quer é ter que confirmar informação com o cliente, quando você sabe que já foi passada. Para evitar essas situações organize em pastas tudo o que foi enviado. Fotos, vídeos, documentos, textos, release… Cada item na sua própria pasta.
Explicar o projeto para equipe
Se a sua empresa tem mais membros chegou a hora de reunir a galera e passar o briefing do cliente.
Aqui na Métrica, nós fazemos isso na nossa reunião geral e assim que acaba a Gerente de Contas manda uma mensagem explicando todas as informações para equipe.
Também usamos o Basecamp (gerenciador de projetos) para essa troca.
Despachar as tarefas
Mão na massa, time!
Depois de ter tudo alinhado, é hora de disparar as tarefas para os responsáveis.
Acompanhar os pedidos e refinar
Se for um cliente mensal, sempre surgirão novas demandas. Para que isso aconteça da forma correta é preciso ter alguém acompanhando esses pedidos e refinando com a equipe.
Na Métrica temos a Gerente de Projetos para cuidar dessa parte e dar suporte para a equipe.
Essas dicas são básicas e o processo para entregar o melhor aos clientes é sempre otimizar o ruído e evitar erros.
No start do projeto você precisa pedir tudo que for necessário para iniciar essa parceria.
Esperamos que esse post possa te ajudar!
Qualquer dúvida, fale com a gente! 🙂